Die Personalakte

Unter der Personalakte versteht man im Arbeitsrecht eine Akte, die der Arbeitgeber über Sie als Arbeitnehmer führt. Diese muss nicht unbedingt in Papierform vorliegen. Auch eine elektronische Personalakte ist möglich, da das Gesetz keine bestimmte Form für eine Mitarbeiterakte vorschreibt.

Gibt es eine Verpflichtung zur Führung einer Personalakte?

Grundsätzlich ist Ihr Arbeitgeber nicht gesetzlich verpflichtet, eine Personalakte für Sie anzulegen. Jedoch bietet sich eine Personalakte für den Arbeitgeber an, da dieser durch die Führung dieser Akte seinen Verpflichtungen als Arbeitgeber besser nachkommen kann. Es bietet sich daher beispielsweise an, Ihre Krankheitstage in der Personalakte zu vermerken, wenn später eine erforderliche Abrechnung der Entgeltfortzahlung gegenüber der gesetzlichen Krankenkasse zu erfolgen hat.

Welchen Inhalt hat die Personalakte?

Da die Personalakte ein wahrheitsgemäßes Bild über Ihre persönlichen und dienstlichen Fähigkeiten widerspiegeln soll, gehören in die Personalakte nur die Unterlagen, die auch mit dem Arbeitsverhältnis in einem sachlichen Zusammenhang stehen. Inhalt Ihrer Personalakte dürfen beispielsweise sein:

Personenbezogene Daten: 

  • Ihre Bewerbungsunterlagen
  • Arbeitszeugnisse
  • Schulzeugnisse
  • Führungszeugnis, sofern ein angefordert wurde
  • Arbeitserlaubnis, sofern erforderlich
  • Ihr Arbeitsvertrag

Daten bezüglich Sozialversicherung und Steuer

  • Anmeldung zur Krankenkasse und Nachweis über die Krankenkassenbeiträge
  • Sozialversicherungsausweis
  • Nachweis über vermögenswirksame Leistungen, sofern vorhanden
  • Lohn- und Gehaltsbescheinigungen
  • Lohnsteuerunterlagen

Weitere unternehmensrelevante Daten

  • Berufliche Entwicklung durch Fortbildungen
  • Arbeitsunfälle
  • Abmahnungen

Diese Rechte haben Sie als Arbeitnehmer

Sollte Ihr Arbeitgeber eine Personalakte führen, dann dürfen Sie diese natürlich auch als Arbeitnehmer einsehen. Doch dürfen Sie auch eine Kopie von Ihrer eigenen Personalakte fertigen und besteht eigentlich ein Anspruch auf Entfernung von unrichtigen Daten bzw. falschen Unterlagen?

Dürfen Sie als Arbeitnehmer Ihre Personalakte einsehen?

Sie dürfen als Arbeitnehmer Ihre Personalakte zu jederzeit und ohne Angabe von Gründen einsehen. Dies ergibt sich aus § 83 Absatz 1 Betriebsverfassungsgesetz. Von diesem Recht sollten Sie auch regelmäßig als Arbeitnehmer Gebrauch machen, da Ihr Arbeitgeber nicht verpflichtet ist, Ihnen mitzuteilen, wann er etwas in Ihre Personalakte hinzugefügt hat.

Jedoch dürfen Sie sich die Mitarbeiterakte nur innerhalb des Unternehmens angucken. Das bedeutet, Sie dürfen diese nicht mit nach Hause nehmen und in Ruhe durchblättern. Ferner besteht auch kein gesetzlicher Anspruch darauf, eine Kopie vom Inhalt Ihrer Personalakte zu erstellen. Dies kann aber ggf. mit dem Arbeitgeber besprochen werden. Sollte dieser einer Kopie nicht zustimmen, dürfen Sie sich bei der Durchsicht der Akte zumindest eigene Notizen machen.

Können Sie verlangen, dass falsche Daten aus der Personalakte entfernt werden?

Sollte Ihnen bei der Durchsicht der Personalakte auffallen, dass dort falsche Daten bzw. Unterlagen enthalten sind, dann haben Sie einen Beseitigungs- und Unterlassungsanspruch gemäß § 1004 BGB. Sie dürfen also verlangen, dass diese Unterlagen bzw. Daten aus Ihrer Personalakte entfernt werden. Dies kann sowohl mündlich als auch schriftlich erfolgen.

Hinweis: Beweislast im arbeitsgerichtlichen Verfahren

Sollte Ihr Arbeitgeber sich weigern, diese Unterlage zu entfernen, muss dies ggf. vor einem Arbeitsgericht geklärt werden. Vor dem Arbeitsgericht hat Ihr Arbeitgeber die Beweislast. Er muss also beweisen, dass die von ihm gespeicherten Daten bzw. Unterlagen nicht fehlerhaft sind. Dies gilt jedoch nur für Fakten. Sollte es sich um eine subjektive Beurteilung des Arbeitgebers handeln, steht Ihnen kein Beseitigungsanspruch gemäß § 1004 BGB zu.

Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte

Wenn Sie als Arbeitnehmer eine Abmahnung erhalten haben, dann wird diese auch in die Personalakte aufgenommen. Doch besteht auch für die Abmahnung ein Anspruch auf Entfernung aus der Personalakte?

Wie lange bleibt die Abmahnung in der Personalakte?

Eine Abmahnung bleibt so lange in Ihrer Personalakte, bis Ihr Arbeitgeber diese wieder entfernt. Möchten Sie daher, dass die Abmahnung aus der Personalakte entfernt wird, müssen Sie dies veranlassen.

Wenn das Arbeitsverhältnis noch besteht, haben Sie als Arbeitnehmer einen Anspruch auf Entfernung der Abmahnung. Anders ist es, wenn das Arbeitsverhältnis bereits beendet ist. Hier kann ein Anspruch auf Entfernung nur bejaht werden, wenn selbst nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, die Abmahnung noch eine negative Auswirkung für Sie hat. Hier tragen Sie allerdings die Beweislast.

Können Sie verlangen, dass eine Abmahnung entfernt wird?

Welche Voraussetzungen vorliegen müssen, damit Ihr Arbeitgeber Ihre Abmahnung aus der Personalakte entfernt, hängt davon ab, ob die Abmahnung gerechtfertigt oder ungerechtfertigt erfolgt ist.

  • Ungerechtfertigte Abmahnung: Natürlich haben Sie als Arbeitnehmer einen Anspruch darauf, dass eine rechtswidrige Abmahnung aus Ihrer Personalakte entfernt wird. Eine Abmahnung ist dann rechtswidrig, wenn diese inhaltlich falsch oder unbestimmt ist, unwahre Tatsachenbehauptungen enthalten sind oder Ihr Verhalten als Arbeitnehmer falsch bewertet wurde. Diese rechtswidrige Abmahnung verletzt Ihre Persönlichkeitsrechte. Die rechtliche Anspruchsgrundlage für die Entfernung wäre in diesem Fall §§ 242, 1004 BGB analog.
  • Gerechtfertigte Abmahnung: Etwas anderes gilt natürlich, wenn die Abmahnung gerechtfertigt war. Hier kann eine Entfernung nur verlangt werden, wenn das in der Abmahnung gerügte Verhalten in der Zwischenzeit bedeutungslos geworden ist. Hier muss natürlich im Einzelfall geprüft werden, wann diese Bedeutungslosigkeit eingetreten ist. Laut Bundesarbeitsgericht reicht jedoch ein vertragstreues Verhalten über einen längeren Zeitraum nicht aus, um einen Anspruch auf Entfernung zu begründen.

Vielmehr kommt es darauf an, ob Ihr Arbeitgeber weiterhin ein berechtigtes Interesse daran hat, dass die Abmahnung in der Personalakte vorhanden ist. In der Regel kann man jedoch nach Ablauf eines Zeitraumes von zwei bis drei Jahren davon ausgehen, dass der Arbeitgeber kein Interesse mehr daran hat, dass die Abmahnung in der Personalakte verbleibt.

Welche Rechte und Pflichten hat der Arbeitgeber

Das Arbeitsrecht schreibt vor, welche Rechte und Pflichten der Arbeitgeber im Hinblick auf die Personalakte hat. Doch wer darf Ihre Personalakte überhaupt einsehen bzw. diese verwalten und welche Unterlagen darf der Arbeitgeber nicht mit in die Personalakte aufnehme?

Wer darf Ihre Personalakte einsehen?

Da Ihr Arbeitgeber eine Fürsorgepflicht gegenüber Ihnen als Arbeitnehmer hat, muss er Ihre Personalakte sorgfältig aufbewahren. In der Regel sollte nur der Arbeitgeber und ein befugter Personaler Zugriff auf Ihre Personalakte haben.

Der Inhalt Ihrer Personalakte ist vertraulich zu behandeln, was bedeutet, dass diese auch nicht an Dritte weitergegeben werden darf.

Sollte Ihre Personalakte digital geführt werden, muss Ihr Arbeitgeber natürlich die entsprechenden Vorkehrungen zum Datenschutz treffen. Diese Vorkehrungen ergeben sich aus dem Bundesdatenschutzgesetz, welches die Datenerhebung-, verarbeitung und auch -nutzung im Hinblick auf Beschäftigungsverhältnisse regelt.

Welche Daten darf der Arbeitgeber nicht in die Personalakte aufnehmen?

In der Personalakte dürfe nur Inhalte enthalten sein, die im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Private Unterlagen des Arbeitnehmers dürfen daher nicht in der Personalakte auftauchen. Somit darf Ihr Arbeitgeber beispielsweise keine Kopie Ihres Social-Media-Accounts in der Personalakte hinterlegen. Auch ärztliche Unterlagen, zu denen Ihr Arbeitgeber eigentlich keinen Zugriff hat, dürfen nicht in der Personalakte auftauchen.

Wie lange muss der Arbeitgeber die Personalakte aufbewahren?

Natürlich sollte Ihr Arbeitgeber Ihre Personalakte schon einmal so lange aufbewahren, wie Sie für das Unternehmen tätig sind. Jedoch können auch Unterlagen in der Personalakte vorhanden sein, die einer längeren Aufbewahrungsfrist unterliegen. Erst wenn diese Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, ist der Arbeitgeber nicht mehr verpflichtet, diese Unterlagen aufzubewahren und kann diese dann vernichten.

  • 3 Jahres-Frist: Unterlagen die im Zusammenhang mit eventuellen Schadensersatzansprüchen von Ihnen als ehemaligen Arbeitnehmer stehen, müssen drei Jahre lang aufbewahrt werden.
  • 6 Jahres-Frist: Alle Unterlagen, die eine steuerliche Bedeutung haben, müssen sechs Jahre lang vom Arbeitgeber aufbewahrt werden.
  • 10 Jahres-Frist: Sofern Buchungsbelegen in Ihrer Personalakte vorhanden sind, müssen diese von Ihrem ehemaligen Arbeitgeber zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
  • 30 Jahres-Frist: Unterlagen die mit der Pensionskasse oder dem Versorgungsamt zusammenhängen, müssen 30 Jahre lang aufbewahrt werden.