Abmahnung: Der richtige Umgang zählt

Deshalb sprechen Arbeitgeber eine Abmahnung aus

Im Berufsleben läuft nicht immer alles einwandfrei. Ist ein Arbeitgeber mit dem Verhalten oder der Leistung eines Arbeitnehmers unzufrieden, drückt er das unter Umständen mithilfe einer Abmahnung aus. Eine Abmahnung dient vor allem dazu, Arbeitnehmer auf Fehlverhalten bzw. vertragswidriges Verhalten aufmerksam zu machen. Gleichzeitig weist der Arbeitgeber im Zuge einer Abmahnung auf Sanktionen – oft eine Kündigung – hin, sollte es zu einer Wiederholung des bemängelten Verhaltens kommen.

Doch wann ist es für Arbeitgeber legitim, eine Abmahnung auszusprechen? Fest steht: Diverse Vertragsverletzungen und Fehlverhalten eines Arbeitnehmers können zu einer Abmahnung durch den Arbeitgeber führen.

Einige Abmahnungsgründe haben wir im Folgenden für Sie aufgeführt:

• Zuspätkommen: Haben Sie vorgeschriebene Arbeitszeiten und kommen regelmäßig zu spät, kann das Ihren Arbeitgeber dazu veranlassen, eine Abmahnung auszusprechen.
• Krankmeldung: Verspätet eingereichte Krankmeldungen können ebenfalls ein Abmahnungsgrund sein. Grundsätzlich ist in Ihrem Arbeitsvertrag geregelt, wann eine Krankmeldung beim Arbeitgeber einzureichen ist.
• Arbeitsverweigerung: Als Arbeitnehmer sind Sie gegenüber Ihrem Arbeitgeber weisungsgebunden. Sie müssen also die Aufgaben ausführen, die Ihr Arbeitgeber Ihnen zuweist. Verweigern Sie das, kann Ihr Chef Sie abmahnen.
• Beleidigung: Beleidigen Sie Arbeitgeber oder Kollegen, belasten Sie damit das Arbeitsverhältnis und stören das Betriebsklima. Eine Beleidigung rechtfertigt damit in jedem Fall eine Abmahnung. Dabei ist allerdings genau zu differenzieren, ob es sich um eine Beleidigung oder lediglich um eine Unmutsäußerung gehandelt hat.

Auch vorgeschobene Gründe möglich

Sind Sie sich keiner Schuld bewusst, haben aber dennoch eine Abmahnung erhalten, kann das auch daran liegen, dass Ihr Arbeitgeber bereits fest entschlossen ist, Ihnen zu kündigen. Da eine verhaltensbedingte Kündigung allerdings die einzige Option darstellt, braucht es eine vorherige Abmahnung, um die Kündigung rechtswirksam durchzusetzen.

Abmahnung: Diese Funktionen werden erfüllt

Grundsätzlich hat eine Abmahnung drei Funktionen: Dokumentarfunktion, Hinweisfunktion, Warnfunktion.

• Dokumentarfunktion: Eine Abmahnung hält Pflichtverstöße fest. Damit der Arbeitgeber auch zu einem späteren Zeitpunkt nachweisen kann, dass sich ein Arbeitnehmer falsch bzw. vertragswidrig verhalten hat, wird eine Abmahnung oft schriftlich erteilt. Diese wird dann der entsprechenden Personalakte angehängt.
• Hinweisfunktion: Mithilfe einer Abmahnung sollen Arbeitnehmer darauf hingewiesen werden, dass der von ihnen begangene Pflichtverstoß nicht einfach hingenommen wird.
• Warnfunktion: Im Zuge einer Abmahnung weisen Arbeitgeber in der Regel auch auf drastischere Konsequenzen, wie beispielsweise eine mögliche Kündigung, hin. Abmahnungen sollten also als Warnung verstanden werden und Arbeitnehmer dazu veranlassen, ihr Verhalten umgehend zu ändern.

Abmahnung erhalten: wie reagieren?

Erhalten Arbeitnehmer eine Abmahnung, sind vorschnelle Reaktionen in Form einer Rechtfertigung oder Stellungnahme keine Seltenheit. Davon raten wir ganz klar ab. Was zählt, ist Ruhe zu bewahren und sich mit der Abmahnung und dem darin vorgeworfenen Fehlverhalten auseinanderzusetzen. Auch unterschreiben sollten Sie vorerst nichts, es sei denn, es handelt sich um eine reine Empfangsbestätigung.

Zwar kann es vorkommen, dass Arbeitgeber auf eine kurzfristige Stellungnahme mit Fristsetzung drängen, Arbeitnehmer sind allerdings nicht dazu verpflichtet, dem Folge zu leisten. Arbeitgeber lassen sich zudem gerne ihre erhobenen Vorwürfe vonseiten des Arbeitnehmers bestätigen. Auch hier gilt: Geben Sie keine Erklärung ab und unterschreiben Sie nichts. Sie sind nicht dazu verpflichtet.

Haben Sie eine Abmahnung erhalten – ob begründet oder unbegründet – haben Sie unter anderem folgende Optionen:

Fehlverhalten eruieren: Versetzen Sie sich in die Situation zurück, die ausschlaggebend für die Abmahnung war. Überlegen Sie genau, ob es Missverständnisse zwischen Ihnen und anderen Beteiligten gab. Denken Sie auch darüber nach, ob es möglicherweise Zeugen gibt, die Ihnen den Rücken stärken können. Schreiben Sie zudem auf, an was Sie sich erinnern, damit Sie die Situation möglichst detailreich bei einem etwaigen Arbeitsgerichtsprozess abrufen können.

Abmahnung ignorieren und abwarten: Möchten Sie die Stimmung nicht weiter anheizen, indem Sie gegen eine zu Unrecht ausgesprochene bzw. fehlerhafte Abmahnung vorgehen, warten Sie ab. Zwar ist Ihre Abmahnung vorerst in Ihrer Personalakte gespeichert, mehr geschieht erst einmal jedoch nicht.

Entschuldigung: Möchten Sie die angespannte Arbeitsatmosphäre entlasten, können Sie das Gespräch suchen und sich entschuldigen – allerdings unter Vorbehalt. Das bedeutet, dass Sie sich zwar entschuldigen können, gleichzeitig aber betonen sollten, dass Ihnen das vorgeworfene Fehlverhalten nicht bewusst war bzw. Sie sich nicht im Detail an die Einzelheiten des Vorfalls erinnern.

Abmahnung anwaltlich prüfen lassen: Wer eine Abmahnung ausspricht, muss einige rechtliche Anforderungen beachten. Unwirksame Abmahnungen sind daher keine Seltenheit. Erfahrene Anwälte für Arbeitsrecht kennen die Schwachstellen genau. Stellt sich heraus, dass die Ihnen ausgesprochene Abmahnung haltlos ist, kann das entscheidend für Ihr weiteres Vorgehen sein.

Gegendarstellung: Arbeitnehmer haben grundsätzlich das Recht, eine Gegendarstellung zu verfassen und damit ihre Sicht der Dinge zu schildern. Die Gegendarstellung wird ebenfalls der Personalakte beigefügt. Das ist allerdings nicht immer ratsam und kann das Arbeitsklima zusätzlich belasten. Zudem kann es in gewissen Situationen unklug sein, den Arbeitgeber auf Mängel in der Abmahnung hinzuweisen. Korrigiert der Arbeitgeber die Mängel, kann die Abmahnung rechtens sein und somit auch im Fall einer Kündigungsschutzklage nicht angefochten werden.

Klage einreichen: Mit einer Klage auf eine Abmahnung zu reagieren, ist nur selten sinnvoll – auch, wenn das Urteil zugunsten des Arbeitnehmers ausfällt. Denn: Kennt der Arbeitgeber erst einmal die gerichtlichen Anforderungen, wird er beim nächsten mal eine juristisch haltbare Abmahnung erteilen.

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Kündigung nach Abmahnung abwehren

Mit einer Abmahnung bringen Arbeitgeber nach Ansicht der Arbeitsgerichte zum Ausdruck, dass sie zwar zum jetzigen Zeitpunkt keine Kündigung aussprechen wollen. Das aber in Erwägung ziehen, wenn sich am Verhalten des Arbeitnehmers nichts ändert.

Damit „verbrauchen” Arbeitgeber den Kündigungsgrund, den sie unter Umständen in einer Kündigung angebracht hätten. Da Arbeitnehmerschutz in Deutschland aber groß geschrieben wird, haben es Arbeitgeber oft schwer, unanfechtbare Kündigungen auszusprechen. Abmahnungen stellen dabei ein Hilfsmittel dar.

Ändert der betroffene Arbeitgeber sein Fehlverhalten nicht, kann ihm der Arbeitnehmer nach einem weiteren gleichartigen Fehlverhalten kündigen. Für Sie bedeutet das: Ändern Sie Ihr Fehlverhalten, sollten Sie keine weiteren Konsequenzen zu befürchten haben.

Personalakte: Wie lange bleibt die Abmahnung enthalten?

Wie lange eine Abmahnung gültig ist und in der Personalakte verbleibt, ist gesetzlich nicht geregelt. Ist die Abmahnung zu Recht erteilt worden, gibt es dafür grundsätzlich keine Verjährung. Oft wird in dem Zusammenhang von einer Verjährung nach zwei Jahren gesprochen. Das ist allerdings nicht korrekt.

Ist eine Abmahnung jedoch zu Unrecht erfolgt, muss diese auch umgehend aus der Personalakte verschwinden. Der betroffene Arbeitnehmer kann dann die Rücknahme und Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte einfordern. Wir raten Ihnen, sich dafür anwaltlichen Rat zu suchen.

Formale Ansprüche einer Abmahnung

Eine Abmahnung kann mündlich, schriftlich oder per E-Mail erfolgen. Genaue Formvorschriften gibt es keine. Da Arbeitsgerichte aber hohe Anforderungen an wirksame Abmahnungen stellen, werden diese in der Regel immer schriftlich erteilt. Das hat nicht zuletzt auch etwas mit der Beweiskraft zu tun.

Inhaltlich sind Arbeitgeber dabei an gewisse Vorgaben gebunden. Bei verhaltensbedingten Gründen muss sichergestellt sein, dass der betroffene Arbeitnehmer die Abmahnung auch richtig versteht und als solche erkennt. Daher müssen das entsprechende Fehlverhalten, eine Aufforderung zur Verhaltensänderung sowie die Androhung von Konsequenzen enthalten sein.

Fehlverhalten in einer Abmahnung

Bei der Beschreibung Ihres Fehlverhaltens ist es wichtig, dass Ihr Arbeitgeber genau darlegt, was Sie wann und wo falsch gemacht haben. Ein pauschaler Vorwurf reicht hierbei nicht aus.

Aufforderung zur Verhaltensänderung

In einer Abmahnung muss Ihr Arbeitgeber Sie außerdem dazu auffordern, Ihr Fehlverhalten zu korrigieren. Das umfasst auch, dass erläutert wird, welches Verhalten sich Ihr Arbeitgeber zukünftig von Ihnen wünscht.

Angedrohte Konsequenzen

Nicht zuletzt muss Ihr Arbeitgeber deutlich machen, dass er Ihr Fehlverhalten bei Wiederholung nicht tolerieren wird. Etwaige arbeitsrechtliche Konsequenzen, wie bspw. eine Kündigung, müssen dabei berücksichtigt werden.

Enthält eine Abmahnung keine Konsequenzen bei Wiederholung des Fehlverhaltens, handelt es sich nicht um eine Abmahnung, sondern um eine Ermahnung. Hat Ihr Arbeitgeber Ihnen lediglich eine Ermahnung erteilt, kann er Ihnen bei gleichbleibendem Verhalten nicht kündigen.

Anhörung durch den Betriebsrat

Ob der Betriebsrat bei einer Abmahnung angehört werden muss oder nicht, richtet sich danach, ob eine Betriebsvereinbarung vorliegt. Eine solche Vereinbarung ist freiwillig und kann Regelungen bezüglich Abmahnungen enthalten. Liegt eine solche Betriebsvereinbarung nicht vor, richten sich die Rechte des Betriebsrates nach dem Betriebsverfassungsgesetz.

Ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates für Abmahnungen sieht dieses Gesetz nicht vor. Ihr Arbeitgeber muss daher bei einer Abmahnung den Betriebsrat nicht vorher anhören.

Anders verhält es sich beim Personalrat im öffentlichen Dienst. Hier kann es je nach Bundesland unterschiedliche Regelungen im BPersVG (Bundespersonalvertretungsgesetz) geben.

Typische Fehler in einer Abmahnung

Da eine Abmahnung in der Regel Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung ist, stellen Arbeitsgerichte hohe Anforderungen. Daher wird eine Abmahnung in einem Prozess um deren Entfernung aber auch in einem späteren Kündigungsschutzprozess genauestens auf Wirksamkeit geprüft.

Dabei offenbaren sich immer wieder typische Fehler seitens der Arbeitgeber:

• es wird ein Verhalten bemängelt, dass nicht gegen vertragliche Pflichten verstößt
• das gerügte Verhalten wird nicht sorgfältig aufgeklärt und dokumentiert
• Fehlverhalten wird zu pauschal formuliert
• die Abmahnung enthält nicht alle geforderten Bestandteile
• die Abmahnung wurde von einer nicht berechtigten Person unterschrieben

Abmahnung erhalten: Wann macht juristische Hilfe Sinn?

Erwarten Sie nach einer Abmahnung eine Kündigung, kann es durchaus sinnvoll sein, diese auch prüfen zu lassen. Denn: Ist die Abmahnung unwirksam, kann das eine Kündigungsschutzklage zu Ihren Gunsten beeinflussen, vor allem im Hinblick auf eine mögliche Abfindung.

Ob und wann Sie einen Anwalt hinzuziehen sollten, hängt aber nicht zuletzt auch davon ab, was eine Abmahnung für Sie persönlich bedeutet. Steht diese etwa Ihrem beruflichen Fortkommen im Unternehmen im Weg, ist ein Vorgehen dagegen oft empfehlenswert.

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