Nebenkostenabrechnung: Zahlen Sie nur, was Sie müssen

Einmal im Jahr flattert sie ins Haus: die Nebenkosten- bzw. Betriebskostenabrechnung. Vermieter stellen darin ihren Mietern die angefallenen umlegbaren Nebenkosten in Rechnung. Die umlegbaren Nebenkosten werden als Betriebskosten bezeichnet, welche nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV) auf den Mieter abgewälzt werden können. Der Abrechnungszeitraum ist dabei grundsätzlich das abgelaufene Jahr.

Regelmäßig werfen Betriebskostenabrechnungen dabei Fragen auf. Wann müssen Mieter:innen für die Betriebskosten aufkommen? Aus welchen Positionen setzen sich die Betriebskosten zusammen? Welche Kosten sind umlagefähig und welche haben nichts in der Abrechnung zu suchen? Wir geben Antworten.

Betriebskostenabrechnung: Wann müssen Mieter zahlen?

Wie die Betriebskosten bei Mietwohnungen zu zahlen sind, ist im Mietvertrag und in der BetrKV geregelt. Vermieter können ihren Mieterinnen und Mietern die Betriebskosten entweder in Form einer Pauschale und/oder einer Vorauszahlung, die zur monatlichen Grundmiete (Kaltmiete) hinzukommt, in Rechnung stellen.

Eine Pauschale kann grundsätzlich nur hinsichtlich der kalten Betriebskosten vereinbart werden. Die Heizkostenverordnung (HeizKV) schreibt Vermietern vor, dass die Heizkosten stets nach dem tatsächlichen Verbrauch abzurechnen sind. Vertragliche Regelungen dahingehend sind unzulässig. Jedoch gibt es auch hier Ausnahmen, wie etwa bei einer vermieteten Einliegerwohnung in einem vom Vermieter bewohnten Haus.

Rechnung bei Vorauszahlung

Begleichen Sie die Betriebskosten per Vorauszahlung, muss Ihnen Ihr Vermieter einmal jährlich eine Abrechnung vorlegen. Der Abrechnungszeitraum muss sich dabei auf zwölf Monate beziehen.

Der Beginn des Abrechnungszeitraumes kann flexibel festgelegt werden – je nach Beginn oder Ende des Mietverhältnisses.

Welche Kosten sind umlagefähig?

Betriebskostenabrechnungen dürfen ausschließlich umlagefähige Betriebskosten enthalten. Welche das sind, ist in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt – insgesamt sind in § 2 der BetrKV 17 Positionen angeführt.

Grundsätzlich lassen sich umlagefähige Kosten daran festmachen, dass diese wiederkehrend anfallen – nicht nur einmal jährlich. Wir haben alle umlagefähigen Kosten nach BetrKV für Sie im Überblick zusammengestellt.

• Grundsteuer: Vermieter dürfen zwar die Grundsteuer umlegen, nicht aber eine Grunderwerbssteuer, sofern sich ein Gewerbebetrieb im Haus befindet. Die Gesamtkosten der Steuer müssen vor Umlage auf die einzelnen Mieter:innen entsprechend gekürzt werden. Auch eine für vermietete Stellplätze anfallende Grundsteuer darf nicht pauschal umgelegt werden, wenn nicht alle Mieter:innen einen Parkplatz haben.
• Wasserversorgung: Der Verbrauch nach Zählerstand ist abrechenbar. Gleiches gilt für die Grundgebühr, Wartungskosten, den Betriebsstrom für den Wasserzähler und die Kosten der Abrechnung.
• Entwässerung: Entwässerungsgebühren und/oder die Kosten für eine Entwässerungsanlage dürfen vom Vermieter als Betriebskosten umgelegt werden.
• Heizung: Die Kosten des Zentralheizungsbetriebs sind abrechenbar. Gleiches gilt für anfallende Kosten bei Fernwärme und für etwaige Wartungs- und Reinigungskosten bei Etagenheizungen.
• Warmwasser: Ist im Haus ein zentrales Warmwassergerät vorhanden, dürfen Betriebskosten wie auch Kosten für Reinigung und Wartung abgerechnet werden.

• Fahrstuhl: Ist im Gebäude ein Fahrstuhl vorhanden, können die Kosten für Betriebsstrom, Überwachung und Wartung etc. auf die Mieter:innen umgelegt werden. Instandsetzungs- und Verwaltungskosten sind indes nicht umlagefähig.Auf eine tatsächliche Nutzung des Fahrstuhls durch den Mieter kommt es jedoch nicht an.
• Müllbeseitigung, Straßenreinigung, Winterdienst: Grundsätzlich sind laufende Kosten für Straßenreinigung und Müllentsorgung sowie Winterdienst umlagefähig. Mögliche Kosten für bspw. Sperrmüll, Gartenabfälle etc. sind nur umlagefähig, sofern kein Verursacher ausgemacht werden kann.

• Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung: Ist ein Reinigungsunternehmen mit der Gebäudereinigung beauftragt, dürfen die Kosten über die Mieter:innen abgerechnet werden.
• Gartenpflege: Sofern sich nicht der Hausmeister um die Pflege von Grünanlagen und ggf. einen Spielplatz kümmert, können diese Kosten umgelegt werden.
• Beleuchtung: Die Stromkosten für die Beleuchtung von Treppenhaus, Gemeinschaftsräumen und Außenbereich sind umlagefähig.
• Schornsteinfeger: Werden Kehrgebühren nicht als Heizungskosten berechnet, dürfen diese auf die Mieter:innen umgelegt werden.
• Versicherungen: Umlagefähig sind Kosten für bspw. eine Wohngebäude- und/oder Grundbesitzerhaftpflicht-Versicherung. Private Versicherungen wie z. B. eine Rechtsschutzversicherung müssen vom Vermieter selbst getragen werden.
• Hausmeister: Das Gehalt eines Hausmeisters darf auf die Mietparteien umgelegt werden, nicht aber Reparaturkosten, die durch seine Tätigkeiten anfallen. Gleiches gilt für Verwaltungsarbeiten, die vom Hausmeister ggf. durchgeführt werden.
• Gemeinschaftsantenne, Kabelanschluss: Grundgebühren für Kabelanschluss dürfen ebenso wie Wartungs- und Betriebskosten für eine Antennen- oder Verteileranlage in der Betriebskostenabrechnung berechnet werden.
• Wäschepflege: Kosten für einen gemeinschaftlichen Waschkeller bzw. Waschraum sind umlagefähig. Werden Wasserkosten bereits und selbiger Position verbucht, sind diese jedoch auszuklammern.
• sonstige Betriebskosten: Unter sonstige Betriebskosten fallen weitere Kosten, die der Hausbewirtschaftung dienen.

Sie sind sich unsicher, ob die Posten, die in Ihrer Betriebskostenabrechnung aufgelistet sind, zu Recht enthalten sind? Nutzen Sie unsere Checkliste!

Verteilerschlüssel bei der Betriebskostenabrechnung

Der Verteilerschlüssel, auch Umlageschlüssel genannt, dient der gerechten Umverteilung der angefallenen Betriebskosten. Jedem Mietvertrag wird ein individueller Verteilerschlüssel zur Kostenverteilung zugrunde gelegt.

Faktoren, die den Verteilerschlüssel beeinflussen, sind:

• Größe der Wohnung
• Anzahl der Wohneinheiten
• Anzahl der im Haus wohnenden Personen

Das darf in der Betriebskostenabrechnung nicht enthalten sein

Es gibt Nebenkosten, die Vermieter selber tragen müssen und dementsprechend nicht auf die Mieter abwälzen dürfen.

Zu den nicht-umlagefähigen Kosten gehören unter anderem:

• Instandhaltung und Schönheitsreparaturen
• Kosten für neue Türschlösser
• Verwaltungskosten
• Leerstand
• Einkommenssteuer für Mieteinnahmen
• Kosten für Farbanstrich
• ggf. anfallende Grunderwerbssteuer

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Formelle Anforderungen einer Betriebskostenabrechnung

Ist in Ihrem Mietvertrag vereinbart, dass die Betriebskosten per Abschlags- bzw. Vorauszahlung beglichen werden, muss Ihr Vermieter eine ordnungsgemäße, der Betriebskostenverordnung entsprechende, Betriebskostenabrechnung erstellen. Diese muss eine geordnete Zusammenstellung der Ausgaben und Einnahmen aufführen, die innerhalb des Abrechnungszeitraumes angefallen sind.

Folgende Mindestanforderungen sind für eine Abrechnung gesetzlich festgelegt:

• Gesamtkostenaufstellung: Die Abrechnung muss eine Aufstellung der Gesamtkosten beinhalten, die die einzelnen Positionen nach den einzelnen Betriebskostenarten herausstellt.
• Abrechnungszeitraum: Der Abrechnungszeitraum muss zwölf Monaten betragen. Ein längerer Zeitraum ist unzulässig, ein kürzerer kann sich hingegen ergeben, wenn ein Mieter unterjährig ein- oder auszieht.
• Abrechnungsobjekt: Aus der Abrechnung muss eindeutig hervorgehen, für welches Objekt die jeweilige Betriebskostenabrechnung erhoben wird.
• Verteilerschlüssel: Die Abrechnung muss den Verteilerschlüssel angeben und erläutern – für das gesamte Mietobjekt wie auch für die jeweilige Mieteinheit.
• Berechnungsgrundlage: Es muss die Berechnungsgrundlage für den jeweiligen Mieteranteil an den gesamten umlagefähigen Nebenkosten enthalten sein.
• Abschlagszahlungen: Die Abrechnung muss den Abzug der tatsächlich durch den Mieter geleisteten Abschlagszahlungen enthalten.

Grundsätzlich gilt zudem, dass eine Betriebskostenabrechnung klar und übersichtlich erstellt sein muss, sodass diese leicht nachzuvollziehen ist. Die Praxis sieht oftmals jedoch leider anders aus: Vermieter erstellen unverständliche Betriebskostenabrechnungen, die keine Rückschlüsse auf mögliche Fehler zulassen.

Sofern eine Betriebskostenabrechnung die o.g. Mindestanforderungen nicht erfüllt, liegt eine auf die gesamte Betriebskostenabrechnung bezogene formelle Unwirksamkeit vor. Ob die gesamte Betriebskostenabrechnung oder nur einzelne Positionen formell unwirksam sind, kann unter Umständen schwierig zu differenzieren sein. Hier empfiehlt es sich, anwaltliche Hilfe zu beanspruchen.

Betriebskostenabrechnung: Welche Fristen gelten?

Vermieter haben bis zu zwölf Monate nach Ablauf der Abrechnungsperiode Zeit, ihren Mietern und Mieterinnen die Betriebskosten in Rechnung zu stellen. Dabei muss der Vermieter nachweislich dafür Sorge tragen, dass die Abrechnung der Betriebskosten fristgerecht eingeht.

Wichtig außerdem: Vermieter können Betriebskostenabrechnungen bis zu zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes korrigieren. Ausnahmen für Korrekturen über die Abrechnungsfrist hinaus sind möglich, wenn der Vermieter nachweislich keinen Einfluss auf die nachträgliche Anpassung hat. Das ist bspw. der Fall, wenn die Stadt/Gemeinde die Grundsteuer erhöht hat.

Fristen für Mieter:innen

Ergibt sich aus der Betriebskostenabrechnung eine Nachforderung, müssen Sie diese binnen 30 Tagen nach Zustellung begleichen. Wollen Sie Widerspruch gegen eine Abrechnung erheben, dann haben Sie dafür weitaus länger Zeit, nämlich zwölf Monate ab Zustellung.

Typische Fehler in Betriebskostenabrechnungen

Fehler in einer Betriebskostenabrechnung können vielfältig sein. Von Nichtwissen und Berechnungsfehlern bis hin zur Nichteinhaltung von Fristen sowie falschen Verteilerschlüsseln variieren die Fehlerquellen und bieten reichlich Angriffsfläche.

Sie als Mieter:in tun deshalb gut daran, Ihre Betriebskostenabrechnung selbst auf Fehler zu überprüfen oder einen Fachanwalt bzw. eine Fachanwältin für Mietrecht zurate zu ziehen.

Wir heben für Sie einige Punkte hervor, die es Ihnen ermöglichen, selbst eine erste Einschätzung über die Richtigkeit Ihrer Betriebskostenabrechnung zu gewinnen:

• Nur Leistungen nach der BetrKV zählen: Gehen Sie Posten für Posten durch und prüfen Sie die Positionen nach Kosten, die nicht umlagefähig sind – also nicht in der BetrKV enthalten sind.
• Sonstige Kosten: Sonstige Betriebskosten müssen im Mietvertrag definiert sein. Ist das bei Ihnen der Fall?
• Keine umlegbaren Nebenkosten: Unregelmäßige Dienstleistungen, die Ihr Vermieter nur im Bedarfsfall beansprucht, müssen unter Umständen nicht von den Mieter:innen getragen werden – und stellen somit keine umlegbaren Kosten dar.
• Hausgeldabrechnung bei Eigentumswohnung: Ist Ihr Vermieter eine Privatperson, die ihre Eigentumswohnung an Sie vermietet, muss Ihr Vermieter Ihnen eine eigene Rechnung für die Abrechnung der Nebenkosten stellen. Die einfache Weiterleitung der Hausgeldabrechnung ist keine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung.

• Verteilerschlüssel: Enthält Ihr Mietvertrag eine Regelung zum Umlagemaßstab, muss Ihr Vermieter diese auch anwenden. Ist keine Regelung enthalten, richtet sich die Verteilung nach der Wohnfläche. So will es auch das Gesetz: § 556a Abs. 1, Satz 1 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch). Vor allem Mieter von Eigentumswohnungen laufen hierbei Gefahr, mehr zu zahlen, als sie müssten.
• Vorauszahlungen: Ihre Betriebskostenabrechnung sollte alle Vorauszahlungen listen, die Sie in Laufe eines Jahres an Ihren Vermieter geleistet haben.

• Wohnungsgröße: Prüfen Sie, ob der Betriebskostenabrechnung die korrekte Wohnungsgröße zugrunde gelegt ist.

Die hier aufgeführten möglichen Fehler stellen lediglich einen Auszug dar. Tatsächlich gibt es noch weitaus mehr Umstände bzw. Fehlerquellen, die zur Verfälschung von Betriebskostenabrechnungen führen. Für Laien sind diese allerdings oftmals kaum greifbar. Deshalb empfiehlt es sich, Abrechnungen grundsätzlich von einem Fachanwalt bzw. einer Fachanwältin für Mietrecht prüfen zu lassen.

Widerspruch gegen Betriebskostenabrechnung einlegen

Haben Sie eine Nachzahlung bereits geleistet bzw. Guthaben erhalten, mindert das nicht Ihr Recht auf Widerspruch. Dazu haben Sie bis zu zwölf Monate nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung Zeit. Nachzahlungen sollten Sie allerdings unter Vorbehalt einer Rückforderung leisten, sofern sich Ihre Nachprüfungen hinziehen. Den Widerspruch müssen Sie zwingend konkret begründen. Ein pauschaler Widerspruch ist nicht zulässig.

Möchten Sie Widerspruch gegen eine Betriebskostenabrechnung einlegen, senden Sie diesen per Einwurfeinschreiben an Ihren Vermieter. Wichtig ist dabei, dass Sie konkrete Gründe für die Rückforderung von Beträgen angeben.

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