Kriterien für eine korrekte Nebenkostenabrechnung

Es dürfen nur die „umlagefähigen Kosten“ in der Betriebskostenabrechnung enthalten sein. Welche das sind, ist in der „Betriebskostenverordnung“ geregelt. Am besten haben Sie noch den Mietvertrag zur Hand, wenn Sie die Abrechnung erstellen. Wenn Sie beispielsweise festgelegt haben, dass die Mieter die Treppenhausreinigung selbst erledigen, sollten Sie keine Arbeiten einer Reinigungsfirma in Rechnung stellen.

Sie vermieten die Wohnung in einer Eigentümergemeinschaft? Beachten Sie das WEG-Recht und die sich daraus ergebenen Regeln für die Betriebskostenabrechnung.

Hinweis: Welche Kosten dürfen abgerechnet werden?

Als Faustregel gilt, dass wiederkehrende – also nicht die nur einmal im Jahr anfallenden Kosten –  abgerechnet werden dürfen.

Wichtiges Kriterium: Die Betriebskostenabrechnung muss nachvollziehbar sein. Das bedeutet: Dem Mieter muss es möglich sein, die einzelnen Rechenschritte, die Sie in der Abrechnung gemacht haben, nachzuvollziehen. Die Kostenpositionen müssen Sie einzeln aufführen.

Die wesentlichen Merkmale, die Sie bei der Erstellung der Abrechnung beachten müssen, sind damit:

  • Nachvollziehbarkeit
  • Angabe der Gesamtkosten einer Kostenposition
  • Angabe des Verteilerschlüssels
  • Umrechnung des Anteils, den der Mieter zu tragen hat

Anschließend geben Sie an, welche Gesamtsumme der Nebenkostenvorauszahlungen angefallen sind.

  • Davon ziehen Sie die tatsächlich angefallenen Kosten für das betreffende Jahr ab.
  • Das ergibt entweder ein Guthaben für den Mieter oder eine Nachzahlung.

Hinweis: Gebot der Wirtschaftlichkeit beachten

Betriebskostenabrechnungen müssen das Gebot der Wirtschaftlichkeit beachten. Zu meinen, dass der Mieter die Kosten ohnehin tragen muss und deshalb die teuerste Reinigungsfirma gerade recht ist, kann gegen dieses Gebot verstoßen. Allerdings steht der Mieter in der Beweislast. Er muss nachweisen, dass der Vermieter eine gleichwertige Leistung deutlich günstiger hätte beschaffen können.

Was ist ein Umlageschlüssel?

Der Umlageschlüssel (Verteilerschlüssel) soll sicherstellen, dass die Nebenkosten gerecht verteilt werden. Um dieses Ziel zu erreichen, werden in Mietverträgen verschiedene Umlageschlüssel der Kostenverteilung zugrunde gelegt. Dazu gehören:

  • Größe der Wohnung (qm)
  • Anzahl der Wohneinheiten
  • Anzahl der im Haus wohnenden

Die Kostenpositionen und ihr jeweiliger Anteil müssen einzeln aufgeführt und addiert werden. Diese Rechenschritte müssen für den Mieter nachvollziehbar sein. Am Schluss der Abrechnung werden die tatsächlich angefallenen Kosten von Ihrer Vorauszahlung abgezogen.

Beträgt der Abrechnungszeitraum immer ein Kalenderjahr?

Welchen Abrechnungszeitraum Sie wählen, bleibt Ihnen überlassen. Es muss nicht zwingend ein Kalenderjahr von Januar bis Dezember sein. Der Abrechnungszeitraum beträgt immer zwölf Monate und muss in der Betriebskostenabrechnung konkret aufgeführt sein, dies erfordert der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit Ihrer Abrechnung.

Ändern Sie einen gewohnten Abrechnungszeitraum, sollten Sie diese Änderung gegenüber dem Mieter begründen (z. B. mit dem Erhalt der Abrechnungen, die Sie von Abrechnungsfirmen erhalten).

Welche Fristen sind zu beachten?

Innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraum müssen Sie Ihren Mietern die Betriebskostenabrechnung vorlegen. Nehmen wir an, der Abrechnungszeitraum läuft vom 1. April 2018 bis zum 31. März 2019. Dann haben Sie bis zum 31. März 2020 Zeit, die Betriebskostenabrechnung dem Mieter zu geben. Sollte Ihre Abrechnung Fehler aufweisen, dürfen Sie sie nachbessern. Aber auch die Nachbesserung müssen innerhalb dieses einen Jahres gesehen. In unserem Beispiel müssen Sie dies bis zum 31. März 2020 erledigt haben. Es ist also ratsam, die Betriebskostenabrechnung nicht auf den allerletzten Tag zu versenden.

Erreicht Ihre Betriebskostenabrechnung den Mieter nach Ablauf der Frist, laufen Sie Gefahr auf den Kosten sitzen zu bleiben. Der Mieter brauch nach Ablauf der Frist die Kosten nicht mehr bezahlen.

Hinweis: Wenn Sie eine Kostenposition vergessen haben

Hat der Vermieter eine Kostenposition vergessen oder zu seinen eigenen Ungunsten falsch berechnet, kann er dies in einer späteren Betriebskostenabrechnung (z. B. ein Jahr später) vom Mieter nicht nach verlangen.

Was ist eine Betriebskostenabrechnung unter Vorbehalt?

Fügen Sie in Ihrer Abrechnung am besten diesen Passus hinzu: „Die Abrechnung erfolgt unter dem Vorbehalt, dass Kosten nachberechnet werden“. Dies verlängert die Verjährungsfrist. Nur wenn Sie unverschuldet zu einem späteren Zeitpunkt Kenntnis von anrechenbaren Kosten erhalten (z. B. einem Grundsteuerbescheid), dürfen Sie auch nach Ablauf der Frist die Kosten verlangen. Dies gilt aber nicht für diejenigen Kosten, für die Sie die Jahresendabrechnungen bereits erhalten haben.

Abrechnbare Kosten

Zu den umlagefähigen Kosten gehören diese:

  • Heizung, Wartung, auch von Etagenheizungen (sofern die Kosten nicht vom Mieter getragen werden). Bei einer Zentralheizung müssen mindestens 50 % und höchstens 70 % verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Die verbleibenden Kosten werden nach der Wohn- oder Nutzfläche verteilt.
  • Wasser, Warmwasser, Wasseruhren, Abwassergebühr
  • Schornsteinfeger
  • Die Grundsteuer ist grundsätzlich umlagefähig. Idealerweise sollte die Bezeichnung „Grundsteuer“ im Mietvertrag erwähnt sein. beachten Sie dies, wenn Sie einen Mietvertrag als Vermieter abschließen.
  • Personen- oder Lastenaufzug und ihre Wartung
  • Straßenreinigung, Winterdienst und Müllabfuhr
  • Gebäudereinigung: das ist die Treppenhausreinigung. Die Graffitibeseitigung gehört nicht in die Betriebskostenabrechnung
  • Ungezieferbeseitigung
  • Gartenpflege

Tipp: Kosten für neue Blumenbeete auf die Mieter umlegen

Haben Sie im Vertrag die Klausel „Kosten gemäß Betriebskostenverordnung“, dann sind bei der Gartenpflege auch neue Blumenbeete umlagefähig und müssen vom Mieter getragen werden.

  • Allgemeinstrom: Hausbeleuchtung im Flur, Treppenhaus, Keller
  • Sach- und Haftpflichtversicherungen: Glasversicherung, Gebäudeversicherung
  • Hausmeister (diese beinhalten nicht die Kosten für Reparatur- und Verwaltungsaufgaben)
  • Den gemeinschaftlichen Waschraum, Kosten für Wäschetrockner, Wäscheschleuder, Bügelmaschinen, wenn sie im Besitz des Vermieters sind.
  • Für Fernseher, Antenne oder Kabelanschluss
  • Nehmen Sie die Kostenposition „sonstige Betriebskosten“ auf, bedarf es genauer Ausführungen, welche diese im Einzelnen sind (Reinigung der Dachrinne etc.).

In einigen Bundesländern dürfen zudem die Wartungskosten für die Rauchwarnmelder (RAW) über die Betriebskosten abgerechnet werden.

Welche Hausmeisterkosten dürfen Sie auf die Mieter umlegen?

Folgende Hausmeisterkosten sind nicht umlagefähig:

Kosten für

  • Instandhaltung
  • Instandsetzungen
  • Erneuerungen
  • Schönheitsreparaturen
  • Hausverwaltung

Sollte ein Hausmeister diese Arbeiten erledigen, müssen Sie als Vermieter die Kosten tragen.

Um zu vermeiden, dass Ihnen Hausmeisterkosten streitig gemacht werden, empfehlen wir Folgendes: Schließen Sie mit Ihrem Hausmeister zwei Verträge ab.

  1. Einen Vertrag, in dem Sie festlegen, welche Arbeiten für Verwaltung und Reparaturen der Hausmeister erledigt und auch entsprechend mit Ihnen abrechnet.
  2. Und einen zweiten Vertrag, der die Hausmeistertätigkeiten beschreibt, die umlagefähig sind.

Nicht abrechnbare Kosten

Nachfolgend aufgeführte Kosten müssen Sie als Vermieter selber tragen. Sie dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden. Es sind die Kosten für:

  • Verwaltung
  • Instandhaltung, wie Geräte oder Kosten für Farbanstrich.
  • Reparatur, auch nicht der Heizungsanlage.
  • Bei Leerstand: Keine Mieterwechselpauschale oder Mietausfallversicherung
  • Kontoführungsgebühren oder andere Bankspesen, Kreditkosten
  • Einkommensteuer für Mieteinnahmen
  • Kosten für neue Türschlösser
  • Anschlusskosten für Fernwärme, Wassernetz
  • Straßenausbaubeitrag der Kommune
  • Anschaffungskosten für Mülltonnen

Beispiel: Betriebskostenabrechnung erstellen

In unserem Beispiel gibt es zehn Wohneinheiten mit 15 Mietern. Die gesamte vermietete Wohnfläche beträgt der Einfachheit halber 500 qm, jede Wohnung hat 50 qm. Um die Tabelle leicht verständlich zu halten, haben wir einfache Grundzahlen verwendet. Außerdem enthält die Tabelle nicht alle abrechenbaren Betriebskosten. Sie soll die Grundstruktur aufzeigen.

So könnte eine Abrechnung aussehen:

  • Abrechnungszeitraum: 1.01.2019 bis 31.12.2019 (365 Tage)
  • Ihr Abrechnungszeitraum: 1.01.2019 bis 31.12.2019 (365 Tage)

Anmerkung zur Allgemeinstrom- und Wasserberechnung: Sie multiplizieren die Anzahl der Tage mit der Anzahl der Mieter. In unserem Beispiel: 365 Tage mal 15 Mieter, ergibt 5475.

Die Anzahl der Tage ist deshalb von Belang, weil es im Laufe des Jahres eventuell Leerstände gegeben hat. Dann muss der Vermieter die Kosten für den Verbrauch (Grundgebühr, Zählergebühr etc.) selber tragen.

Hinweis: Wer übernimmt die Betriebskosten für Leerstand?

Hat im Abrechnungszeitraum eine Wohnung mehrere Monate leer gestanden, dann muss der Vermieter die Betriebskosten für diese Zeitspanne übernehmen, d. h. bei einer Umlage nach der Anzahl der Personen im Haus, wird die leere Wohnung als eine Person gerechnet. 

Wenn der Mieter die Nebenkostennachzahlung nicht leistet

Alle Einwendungen des Mieters müssen begründet sein. Allgemeine Aussagen und pauschale Zurückweisungen sind unwirksam. Damit der Mieter seine Einwände überhaupt begründen kann, muss er zuvor Einblick in die Abrechnungen, aufgrund derer der Vermieter die Betriebskostenabrechnung erstellt hat, nehmen können. Dies zu ermöglichen, sind Vermieter verpflichtet. Allerdings müssen Sie keine Rechnungskopien erstellen. Es reicht aus, wenn der Mieter in Ihren Räumlichkeiten die Rechnungen einsieht.

Leistet der Mieter die Nachzahlung nicht, dann bleibt in der Regel die Mahnung, der Mahnbescheid oder eine Klage.

Wann ist eine Kündigung wegen Nichtzahlung möglich?

Eine Kündigung wegen Pflichtverletzung ist möglich, wenn folgende drei Bedingungen erfüllt sind:

  • Ihre Betriebskostennachforderung übersteigt eine Monatsmiete.
  • Der Zahlungsrückstand besteht schon länger als einen Monat.
  • Sie haben den Mieter wegen dieses Rückstands mindestens einmal gemahnt.

Natürlich sollte dann auch die Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung unstrittig bzw. die Widerspruchsfrist verstrichen sein.

Hinweis: Welche Widerspruchsfristen hat der Mieter?

Der Mieter hat nach Zugang der Betriebskostenabrechnung zwölf Monate Zeit, um sie zu überprüfen. Auch wenn der Mieter die Nachzahlung schon geleistet bzw. das Guthaben erhalten hat, kann er der Betriebskostenabrechnung noch widersprechen.