Moderner Versand von Schreiben und Dokumenten
Heutzutage erledigen viele Menschen ihre Korrespondenz im Alltag über den elektronischen Postverkehr. Eine E-Mail ist schnell und kostengünstig. Sogar Anlagen und Bilder können mit einer E-Mail mühelos versendet werden. Zudem können Sie mit einer einzigen E-Mail zahlreiche Adressaten gleichzeitig erreichen.
Dennoch gibt es mehrere Gründe statt einer E-Mail ein Fax oder ein normales Schreiben in Papierform zu verschicken. Das Absenden einer E-Mail gilt nicht als Zustellungsnachweis, sodass im Streitfall der Absender den Zugang der elektronischen Nachricht nicht beweisen kann.
Nur eine Lesebestätigung oder eine Eingangsbestätigung für eine E-Mail können ein Zustellungsnachweis sein, der auch vor Gericht Bestand hat. Am besten eignen sich als Zustellungsnachweise Antworten, in denen die ursprüngliche E-Mail integriert ist. Selbst der positive Sendevermerk eines Fax-Gerätes wird vor Gericht nur als Nachweis einer Verbindung gewertet. Die Buchstaben “OK” auf dem Sendebericht sind kein Zustellungsnachweis.
Wie werden Schreiben rechtssicher versendet?
Damit Sie Ihre Korrespondenz rechtssicher mit Zustellungsnachweis versenden können, bieten Ihnen zahlreiche Versanddienstleister verschiedene Optionen an. Sie haben die Wahl zwischen Versandformen wie
- Einschreiben
- Einschreiben Einwurf
- Einschreiben Eigenhändig
- Einschreiben Rückschein und Einschreiben Eigenhändig Rückschein
Je nach Art des traditionellen Einschreibens gilt dann die Unterschrift, die beim Empfang der Post gegeben wird oder die Zeugenaussage des Briefträgers als Nachweis.
Wann geht ein Brief dem Empfänger zu?
Nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch gilt private und geschäftliche Post als zugegangen, wenn Sie in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist und unter normalen Umständen mit der Kenntnisnahme zu rechnen ist. Ein Briefkasten gehört eindeutig in den typischen Machtbereich eines Adressaten.
Allerdings müssen Privatpersonen und Geschäftsleute ihren Briefkasten nur zu den üblichen Zeiten leeren. Ein Brief, der kurz vor Mitternacht in den Postkasten eines privaten Wohnhauses oder am Sonntagvormittag in einen Geschäftspostkasten eingeworfen wird, geht deshalb erst am nächsten Werktag zu.
Schriftform und Textform
Der Gesetzgeber hat im Bürgerlichen Gesetzbuch neben der Schriftform die Textform für Schreiben etabliert. Im Gegensatz zur Schriftform, bei der ein Schreiben nur mit eigenhändiger Unterschrift gültig ist, bedarf Post in Textform keiner Unterschrift wie zum Beispiel eine E-Mail. Der Empfänger muss das Schriftstück in Textform aber dauerhaft in lesbarer und unveränderter Form auf einem Datenträger speichern können.
Insbesondere Verbraucher profitieren von der neuen Regelung, wenn sie Kündigungen, Rücktrittserklärungen, Mahnungen und Fristsetzungen im Rahmen von Vertragsverhältnissen in Textform als E-Mail oder Fax absenden. Allerdings muss das Unternehmen offiziell die erforderlichen Zugangsdaten für den elektronischen Versand der Textform benannt haben.
Zudem gilt nach wie vor in besonders wichtigen Angelegenheiten wie bei Kündigungen im Mietrecht oder im Arbeitsrecht zwingend die Schriftform. Auf jeden Fall ist ein Zustellungsnachweis immer ein sicheres Beweisstück vor Gericht und bei außergerichtlichen Verhandlungen über streitige Punkte. Der Zustellungsnachweis in Papierform kann sogar Gerichtsprozesse verhindern, weil die Beweislage eindeutig ist.
Versand von rechtssicheren Zustellungen
Ein von Ihnen eigenhändig unterschriebenes und in einen fest verschlossenen Umschlag eingelegtes Schriftstück versenden Sie für eine nachweisbar rechtssichere Zustellung als Einschreiben. Je nach Versanddienstleister kann das klassische Einschreiben der Post eine andere Bezeichnung haben. Entscheidend ist, dass das Unternehmen Ihnen einen Zustellungsnachweis mit Unterschrift des Empfängers nach der erfolgreichen Zustellung zur Verfügung stellt.
Die meisten Unternehmen bieten Ihnen auch im Internet eine Sendungsverfolgung an. Mit der Ihrem Schriftstück zugeteilten Nummer können Sie den Weg des Briefes verfolgen und sogar die gescannte Empfangsunterschrift einsehen und ausdrucken. Dieser Ausdruck kann ebenfalls vor Gericht als Beweis dienen.
Tipp: Verwahren Sie Postbelege mit Nummern für Sendungsverfolgungen auf
Neben dem Zustellungsnachweis kann auch der Einlieferungsbeleg für ein Poststück im Streitfall wichtig sein. Heben Sie daher alle Nachweise auf und drucken Sie die Dokumentationen im Sendungsverlauf aus.
Wann gilt ein Schriftstück als zugestellt?
Im Gegensatz zum Einschreiben Einwurf, bei dem der Briefträger nur den Zugang des Schriftstücks im Postkasten des Empfängers bezeugt, muss der Empfang aller anderen Einschreiben durch eine Unterschrift bestätigt werden. Der Nachweis des Zustellungszeitpunkts erfolgt daher mit einem Tagesdatum. Die Bestätigung des Briefträgers, das Einschreiben Einwurf in den Postkasten gelegt zu haben, gilt vor Gericht nur als Anscheinsbeweis.
Der Empfänger eines Einschreibens Einwurf kann den Zugang in seinem Briefkasten abstreiten. Lediglich eine Unterschrift des Empfängers oder einer von ihm bevollmächtigten Person, die den Empfang bestätigt, ist ein unumstößlicher Zustellungsnachweis.
Der Briefträger darf das normale Einschreiben, das Einschreiben Rückschein, das Einschreiben Eigenhändig und das Einschreiben Rückschein Eigenhändig nur gegen Abgabe einer Unterschrift auf der Empfangsbestätigung überreichen. Die Option “Eigenhändig” bedeutet, dass nur der Adressat die Unterschrift leisten darf.
