Inkassoschreiben: Dann wird’s zugestellt

Dass Sie mal darüber hinwegkommen, eine Rechnung zu bezahlen, passiert. Das kann jedoch dazu führen, dass Ihnen ein Inkassobrief zugestellt wird. Unternehmen beauftragen nicht selten Inkasso-Büros mit der Eintreibung offener Forderungen. Eine Mahnung wird in der Regel vom Gläubiger selbst verfasst und verschickt – den Aufwand sparen sich Betriebe mitunter.

Grundsätzlich ist nicht gesetzlich geregelt, wann ein Unternehmen ein Inkasso-Büro mit der Eintreibung von Forderungen beauftragen kann bzw. darf – ob mit oder ohne vorheriger Mahnung. Fest steht nur: Die Zusatzkosten, die durch den Einsatz eines Inkasso-Unternehmens entstehen, müssen für Schuldner verhältnismäßig sein und dürfen nicht ausufern. Die Inkassokosten müssen unterhalb einer bestimmten Obergrenze bleiben. Darauf gehen wir im Weiteren noch genauer ein.

Wichtig bei Inkassoschreiben ist, dass bestimmte Informationen enthalten sind:

  • Name und Anschrift des Inkasso-Unternehmens,
  • Name des Gläubigers und damit Auftraggebers,
  • konkrete Angaben zur Art und Höhe der Forderung,
  • Aufstellung zusätzlich anfallender Inkassokosten,
  • mögliche Konsequenzen bei weiterhin ausbleibender Zahlung.

Wichtig: Inkassobrief ohne vorherige Mahnung

Ein Inkassoschreiben ohne Mahnung ist legitim. Insbesondere, wenn ein Kalenderdatum zur Begleichung der Forderung vereinbart wurde, braucht es keine Zahlungserinnerung. Das ist bspw. oft bei Mietverträgen der Fall. Bereits bei einem Tag Verspätung befinden Sie sich in Zahlungsverzug.

Haben Sie einen Inkassobrief erhalten, sollten Sie erst einmal Ruhe bewahren und das Schreiben auf Details prüfen.

Übrigens: Ein Inkassoschreiben per E-Mail zuzusenden, ist rechtens. Dabei muss allerdings sichergestellt sein, dass Sie als Schuldner die Mail erreicht. Dafür muss Ihnen Ihre E-Mail-Adresse eindeutig zugeordnet werden können. Das ist der Fall, wenn diese bspw. Teil des Vertrags war.

Inkassobrief bekommen – was tun?

Nach Erhalt eines Inkassoschreibens steht als Erstes die Frage im Raum: Ist die Forderung berechtigt? Dabei gibt es hier drei Betrachtungsweisen:

  1. Ist die Forderung grundsätzlich gerechtfertigt, weil Sie tatsächlich vergessen haben, eine Rechnung zu begleichen?
  2. Bewegen sich die Inkassokosten in einem angemessenen Rahmen? Unverhältnismäßig hohe Gebühren sind keine Seltenheit. 
  3. Haben Sie einen Inkassobrief erhalten, aber nichts bestellt? Betrugsversuche mit Drohkulisse kommen oft vor.

Sind Sie tatsächlich in Zahlungsverzug geraten, empfiehlt es sich, die offene Rechnung zügig zu begleichen, um weitere Kosten zu vermeiden. Grundsätzlich sind Sie dabei zur Zahlung verpflichtet. Verzichten Sie jedoch nicht auf einen kurzen Check: Prüfen Sie, ob das Inkasso-Büro seriös ist und tatsächlich im Auftrag des Gläubigers handelt. 

Dafür haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Rufen Sie beim Gläubiger an und erkundigen Sie sich über die Beauftragung des Inkasso-Dienstleisters.
  • Werfen Sie einen Blick in das Rechtsdienstleistungsregister und kontaktieren Sie das Inkasso-Büro unter den dort genannten Kontaktdaten. So stellen Sie sicher, dass das Schreiben tatsächlich von dem angegebenen Unternehmen stammt und von keinem Betrugsunternehmen.

Hinweis: Vollmacht oder Abtretungserklärung

Ein Inkasso-Büro darf für einen Gläubiger nur mit einer gültigen Vollmacht aktiv werden. Ein Inkassobrief ohne Vollmacht ist dementsprechend unwirksam. Alternativ kann eine Abtretungserklärung vereinbart werden. Der Gläubiger verkauft damit seine Forderungen an das Inkasso-Büro. Auch hier muss eine Vereinbarung im Zweifelsfall vorzeigbar sein.

Erscheinen Ihnen die Inkassokosten zu hoch, handelt es sich ggf. um eine unberechtigte Forderung. Die Verbraucherzentrale bietet hierfür einen Inkasso-Check an, mit dem Sie leicht herausfinden, ob Ihnen ein beauftragtes Büro zu viel Geld abknöpfen will. Bewahrheitet sich Ihre Vermutung, haben Sie das Recht, gegen das Inkassoschreiben Widerspruch einzulegen.

Widerspruch gegen Inkassobrief: Das ist wichtig

Möchten Sie mit einem Widerspruch gegen einen Inkassobrief vorgehen, ist es wichtig, dass Sie genau begründen, warum Sie die Forderung anzweifeln. Folgende Gründe kommen infrage:

  1. Unberechtigte Hauptforderung: Sie haben keine offene Rechnung beim Gläubiger.
  2. Ungerechtfertigte Inkassokosten: Die von Ihnen verlangte Summe ist zu hoch und damit ungerechtfertigt.
  3. Kein Zahlungsverzug: Sie sind noch nicht in Zahlungsverzug geraten, weil bspw. der Zahlungstermin noch nicht erreicht wurde.
  4. Erneute Zahlungsaufforderung trotz Zahlungsverweigerung: Haben Sie auf ein Inkassoschreiben mit einem Widerspruch reagiert, können Sie nicht erneut zur Zahlung aufgefordert werden. Es bedarf erst einer Prüfung Ihres Widerspruches.

Ihr Widerspruchsschreiben muss dabei Ihre Kontaktdaten (Name, Anschrift) sowie die des Inkasso-Unternehmens enthalten. Geben Sie zudem genau an, um welche Forderung es sich handelt (Höhe des Betrags und Vorgangsnummer) sowie das Datum des Inkassobriefes.

Wichtig ist auch: Lassen Sie dem Gläubiger eine Kopie Ihres Widerspruches zukommen.

Inkassoschreiben trotz bezahlter Rechnung: Ihre Optionen

Erhalten Sie ein Inkassoschreiben, obwohl Sie eine Rechnung bereits beglichen haben, kann das auf einen Übermittlungsfehler zurückzuführen sein. Versuchen Sie, dem Problem auf die Schliche zu kommen und es aus dem Weg zu räumen.

Prüfen Sie dafür Ihre Zahlungsbelege und legen Sie sich Beweise zurecht, die Ihre Zahlung bestätigen. Kontaktieren Sie anschließend das Inkasso-Unternehmen als auch den Gläubiger und teilen Sie mit, dass Sie die Forderung bereits beglichen haben. Fügen Sie entsprechende Belege bei und fordern Sie eine Bestätigung für den Eingang Ihrer Zahlung an.

Besteht der Gläubiger weiterhin auf seine Forderung, ist rechtliche Unterstützung mitunter ratsam. 

Wichtig: SCHUFA-Eintrag bei unrechtmäßiger Forderung

Hat eine unrechtmäßige Forderung zu einem negativen SCHUFA-Eintrag geführt, fordern Sie Korrektur. Damit schützen Sie Ihre Kreditwürdigkeit.

Sind die Forderungen eines Inkasso-Büros hingegen gänzlich aus der Luft gegriffen und es handelt sich offenbar um Betrug, empfiehlt sich Stillschweigen.

Gefälschte Inkassoschreiben: So gehen Sie damit um

Erhalten Sie ein gefälschtes Inkassoschreiben – Sie haben also nichts bestellt oder sind garantiert nicht in Zahlungsverzug – können Sie den Brief getrost beiseitelegen. Gehen Sie nicht darauf ein und zahlen Sie keine Gebühren. Es ist zwar möglich, dass sich der vermeintliche Geldeintreiber wiederholt bei Ihnen meldet. Das dient oftmals jedoch allein dem Druckaufbau. 

Den Inkassobrief zu ignorieren, ist hier das einzig schlüssige Vorgehen. Melden Sie den Vorfall ggf. zudem der Polizei. 

Wichtig: Inkassobrief ignorieren

Ein Inkassoschreiben zu ignorieren ist nur ratsam, wenn Sie sich absolut sicher sind, dass sich dahinter eine Betrugsmasche verbirgt. Bei Unsicherheiten empfiehlt es sich, zu prüfen, ob das Inkasso-Unternehmen tatsächlich vom Gläubiger beauftragt wurde und die Kontaktdaten mit denen im Rechtsdienstleistungsregister übereinstimmen. Wie Sie ein falsches Inkassoschreiben ggf. erkennen, führen wir im Weiteren genauer aus.

Gebühren-Check: So viel darf ein Inkasso-Büro verlangen

Grundsätzlich gilt bei der Höhe der Gebühren, dass sich diese am Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) orientieren müssen. Hintergrund ist, dass ein Inkasso-Unternehmen nicht mehr verlangen darf als ein Anwalt. Dabei gibt die Hauptforderung die Größenordnung der Kosten vor. In einfachen Fällen – der Inkasso-Dienstleister muss Sie als Schuldner z.B. nicht erst aufgrund eines Umzugs ausfindig machen – gilt ein reduzierter Gebührensatz von 0,5.

Wichtig: Rechnungsbetrag liegt unter 50 EUR

Beläuft sich Ihre Forderung auf einen geringen Betrag unter 50 EUR, gilt ein besonderer Gebührenwert in Höhe von 30 EUR, der prinzipiell mit einem Gebührenwert von 0,9 berechnet wird. Inklusive der Auslagenpauschale ergeben sich daraus in der Regel Inkassokosten in Höhe von knapp über 30 EUR.

Mittels Beispielrechnungen wollen wir Ihnen das einmal verdeutlichen.

  1. Ihnen konnte das Inkassoschreiben problemlos zugestellt werden – es gilt die reduzierte Gebühr:
  1. Der Inkassobrief konnte Ihnen erst nach einer umfangreichen Ermittlung Ihrer Adresse aufgrund mehrerer Umzüge zugestellt werden – ein kann ein Gebührensatz von 1,3 angesetzt werden:

Die Tabellen lassen erahnen: Inkasso-Unternehmen dürfen nur bestimmte Gebühren auf Sie umlegen. Darunter fallen insgesamt:

  • Kosten für den Verzug
  • Kosten der Rücklastschrift
  • Geschäftsgebühr nach dem RVG
  • Auslagen

Hinweis: Kosten für Adressermittlung

Finden Sie im Inkassoschreiben Kosten für eine Anschriftenermittlung, lassen Sie sich im Zweifelsfall nachweisen, dass diese erforderlich war bzw. erfolgt ist. In vielen Fällen ist dem Gläubiger und damit auch dem Inkasso-Unternehmen die Adresse bekannt. Eine derartige Forderung ist nicht gerechtfertigt.

Ungerechtfertigte Kosten: Das darf nicht im Inkassobrief auftauchen

Inkasso-Büros neigen mitunter dazu, Ihnen Kosten im Schreiben aufzuerlegen, die es so gar nicht gibt oder mindestens fragwürdig sind. Dazu zählen insbesondere Kontoführungsgebühren, Bonitätskosten und Zusatzgebühren für Recherche, Überprüfung und Nachforschung.

Die Kontoführungsgebühren sind Teil der Geschäftsgebühr. Gleiches gilt für Auslagen, die unter Umständen mit der Ermittlung Ihrer Adresse einhergehen. Bei höherem Aufwand kann das über die Gebühr gemäß dem TVG geregelt werden. Bonitätskosten sind grundsätzlich ungerechtfertigt.

Tauchen in Ihrem Inkassoschreiben unberechtigte Forderungen auf, empfiehlt sich ein Widerspruch.

Vorsicht Betrug: So erkennen Sie falsche Geldeintreiber

Betrüger versprechen sich mit falschen Inkassoschreiben das schnelle Geld. Das klappt mitunter auch. Dabei lässt sich mitunter erkennen, ob es sich bei einer Forderung um ein seriöses Inkasso-Büro handelt oder nicht. Wir haben Tipps für Sie, wie Sie betrügerischen Absichten auf die Schliche kommen. 

  1. Ausländische Bankverbindung: Werden Sie in einem Inkassobrief dazu aufgefordert, die ausstehende Forderung auf ein ausländisches Konto zu überweisen, sollten Ihre Alarmglocken schrillen. 

Hinweis: ausländisches Konto erkennen

Ob es sich um ein ausländisches Konto handelt, erkennen Sie an den ersten beiden Buchstaben der IBAN. DE steht für Deutschland, während ES für Spanien steht, FR für Frankreich und GB für das Vereinigte Königreich. 

  1. Deutsche Bankverbindung: In falschen Inkassoschreiben kann ebenso eine deutsche IBAN angegeben sein. Zweifeln Sie an der Seriosität eines Unternehmens bzw. an einer Forderung insgesamt, prüfen Sie mithilfe des Rechtsdienstleistungsregisters, ob es das Inkasso-Büro unter den angegebenen Daten überhaupt gibt. Nehmen Sie ggf. Kontakt auf.
  2. Kurze Fristen: Betrüger wollen das schnelle Geld. Damit das klappt, setzen sie knappe Fristen und erschaffen eine Drohkulisse. Lassen Sie sich darauf nicht ein. Werden Sie im Inkassobrief unter Druck gesetzt, nehmen Sie sich Zeit für eine umfangreiche Prüfung.
  3. Ungenaue Beschreibung: Besteht keine tatsächliche Forderung, enthalten falsche Inkassoschreiben oft vage Beschreibungen der offenen Forderung. Seien Sie achtsam!

Folgen eines Inkassoschreibens: Droht ein SCHUFA-Eintrag?

Mit einem Inkassobrief geht oft auch die Angst vor einem SCHUFA-Eintrag einher. Um eines vorwegzunehmen: So einfach ist das nicht. Nur weil Sie ein Forderungsschreiben erhalten haben, müssen Sie keinen Vermerk bei der SCHUFA befürchten. Das setzt voraus, dass die Forderung Ihnen gegenüber berechtigt ist und Ihnen im Vorfeld bereits zwei Mahnungen zugestellt wurden, worauf Sie nicht reagiert haben. 

Und selbst dann bleibt zu beachten: Zwischen den Mahnungen muss ein Zeitraum von mindestens vier Wochen liegen. Zudem müssen Sie in einer der Zahlungserinnerungen darauf hingewiesen worden sein, dass ein negativer SCHUFA-Eintrag droht, sofern Sie nicht zahlen. Haben Sie einen Widerspruch eingelegt, ist ein Vermerk ebenso wenig rechtens. 

Quellen: