Die Gewerbeordnung verpflichtet Arbeitgeber dazu, ihren Mitarbeitenden bei Lohnzahlung eine Gehaltsabrechnung zukommen zu lassen. Das kann auch auf elektronischem Wege erfolgen, wie das Bundesarbeitsgericht (BAG) nun entschied. Geklagt hatte eine Arbeitnehmerin, die auf eine Abrechnung in Papierform bestand.

Digitale Gehaltsabrechnung bei Edeka

Elektronische Entgeltabrechnungen ermöglichen es Unternehmen, Lohnabrechnungen effizienter, kostengünstiger und umweltfreundlicher zu verwalten. Dieses Potenzial haben viele Firmen mittlerweile erkannt – darunter auch die Edeka-Gruppe.

Schon 2021 führte der Lebensmittelhändler ein digitales Mitarbeiterpostfach ein, in dem neben der Gehaltsabrechnung auch alle anderen Personaldokumente elektronisch einsehbar sind. Ab März 2022 waren die Lohnabrechnungen nur noch digital abrufbar. Ausgedruckte Exemplare wurden seither nicht mehr an die Mitarbeitenden ausgegeben.

Gegen diesen „Digitalisierungszwang“ versuchte eine Arbeitnehmerin nun gerichtlich vorzugehen. Die Verkäuferin verlangte von ihrem Arbeitgeber weiterhin Entgeltabrechnungen auf Papier. Ihr Argument: Sie habe der ausschließlich elektronischen Übermittlung nicht zugestimmt, obwohl dies erforderlich gewesen wäre.

Hinweis: Betriebsrat muss Einführung des Mitarbeiterpostfachs zustimmen!
Tatsächlich ist eine digitale Personalakte, wie Edeka sie benutzt, eine „technische Einrichtung“ im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG). Das bedeutet: Nach §87 BetrVG muss zumindest der Betriebsrat einer Einführung zustimmen.

BAG: Zugangsmöglichkeit für Gehaltsabrechnung reicht

Die Erfurter Richter:innen wiesen die Klage der Mitarbeiterin ab. Der Einzelhändler durfte die Gehaltsabrechnungen seiner Mitarbeitenden auch digitalisiert zur Verfügung stellen.

Zwar habe die Klägerin als Mitarbeiterin ihrem Arbeitgeber gegenüber einen Anspruch auf Erhalt einer Gehaltsabrechnung. Dem Unternehmen stehe es aber grundsätzlich frei, ob dies digital oder auf Papier erfolgt, solange die Klägerin die Möglichkeit habe, ihre Abrechnungen überhaupt einzusehen. “Es gibt keinen Anspruch auf Papierform alter Schule”, so der Vorsitzende Richter Heinrich Kiel.

Arbeitnehmerinteressen sind zu berücksichtigen

Gleichzeitig stellte das Gericht klar, dass im Falle einer Digitalisierung Zugriffsmöglichkeiten für Mitarbeitende geschaffen werden müssen, die keinen eigenen Internetzugang oder kein Endgerät zu Hause haben. Zumindest im Betrieb müsse das Abrufen und Ausdrucken der digitalen Gehaltsabrechnung möglich sein. Das habe Edeka aber von Anfang an sichergestellt.

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